En la continuación de nuestra exploración sobre el Control de Gestión en las PYMEs, nos sumergimos ahora en cómo esta herramienta puede aplicarse específicamente en el ámbito empresarial. Enfocándonos en la clínica odontológica de mis conocidos, examinaremos detalladamente cómo el Control de Gestión puede contribuir significativamente a mejorar la eficiencia operativa, un aspecto crucial para el éxito continuo de cualquier PYME, especialmente en un mercado tan competitivo como el de la salud.

Os presento algunos de los puntos que puede abordar el Control de Gestión; la mejora de los mismos redundaría en una mayor Eficiencia Operativa de las actividades cotidianas y, por ende, de la empresa.

Análisis de Procesos y Delegación de Tareas:

Uno de los primeros pasos para optimizar la eficiencia operativa es realizar un análisis exhaustivo de los procesos internos de la clínica. ¿Cómo se gestionan las citas? ¿Cuál es el flujo de trabajo para la atención al paciente? ¿Existen redundancias o cuellos de botella? Estas son preguntas clave que un sistema de Control de Gestión puede abordar.

Identificar tareas que no requieren la atención directa de la dueña, como la gestión administrativa de citas o la coordinación de personal, permite la delegación efectiva. La clínica podría designar a personal auxiliar para estas responsabilidades, liberando tiempo para que la dueña se enfoque en aspectos más estratégicos, como la toma de decisiones y la planificación a largo plazo, además de la atención personalizada a los clientes cuyos tratamientos específicos lo requieran; los de mayor valor añadido al negocio. 

Además, los gestores deben saber identificar qué pacientes se pueden convertir en buenos prescriptores suyos y dedicarles una atención especial.

Automatización de Procesos:

El Control de Gestión también puede facilitar la implementación de tecnologías que automatizan ciertos procesos. Por ejemplo, la introducción de sistemas de historias clínicas electrónicas o plataformas de facturación automatizada puede reducir la carga administrativa y minimizar los errores humanos. Estas soluciones no solo agilizan las operaciones diarias, sino que también mejoran la precisión y la consistencia en la gestión de datos. Y no olvidemos que el Control de Gestión se alimenta y vive de los datos. Los indicadores que se pueden utilizar para evaluar la mejora del negocio se basan en datos. Por ello, intentar asegurar la fiabilidad de los mismos es una de las bases de este proceso.

Optimización de Recursos:

Una gestión eficiente de los recursos es esencial en una clínica odontológica. El Control de Gestión puede ayudar a identificar períodos de alta y baja demanda, permitiendo una programación más precisa del personal y evitando subutilización o sobrecarga laboral. Además, el análisis de inventario y la gestión de suministros pueden optimizarse para evitar excedentes o deficiencias, reduciendo costos operativos.

Seguimiento del Rendimiento del Personal:

El rendimiento del personal es un factor clave en la eficiencia operativa. Un sistema de Control de Gestión puede establecer métricas claras y objetivas para evaluar el desempeño individual y del equipo. Estas métricas podrían incluir la eficacia en la atención al paciente, la puntualidad, la calidad del servicio, número de pacientes tratados por cada profesional, medida de las mejoras propuestas por ellos, etc.. Al tener datos objetivos, la dueña puede identificar áreas de mejora y ofrecer capacitación específica cuando sea necesario, elevando el nivel general del equipo.

Adaptabilidad a Cambios:

En un entorno de atención médica en constante evolución, la adaptabilidad es esencial. El Control de Gestión proporciona datos en tiempo real sobre la eficiencia de los procesos, permitiendo ajustes rápidos en respuesta a cambios en la demanda del mercado o regulaciones de la industria. Esta capacidad de adaptación asegura que la clínica pueda mantenerse a la vanguardia y responder proactivamente a cualquier desafío que surja.

En resumen, el Control de Gestión no solo es una herramienta para evaluar el rendimiento económico y financiero, sino que también actúa como un impulsor fundamental de la eficiencia operativa en una clínica odontológica. Desde la delegación efectiva de tareas hasta la implementación de tecnologías avanzadas, este enfoque integral no solo optimiza la gestión interna sino que también posiciona a la clínica para competir de manera más efectiva en el mercado de la salud dental. 

En los siguientes capítulos, exploraremos el resto de los ámbitos del negocio, ya citados en el primer capítulo, en los que el Control de Gestión puede contribuir.

Miguel Soto. Economista
Larrauri & Martí Abogados
 

Mercantil