Con carácter general tanto registros como notarías, en cuanto a oficinas públicas, continuarán prestando sus servicios mientras perdure la situación de estado de alarma, aunque con las excepciones y limitaciones y que se señalan a continuación. Se tendrán en cuenta las disposiciones del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo ¹ relativas a las suspensiones de los plazos procesales, plazos administrativos y de plazos de prescripción y caducidad.

Notarias. ²

Las intervenciones de los notarios serán siempre por cita previa, y quedarán reducidas a aquellas actuaciones de carácter urgente que no puedan dilatarse. Por ejemplo, testamento de un enfermo grave. En este sentido, además, la apreciación de la urgencia debe realizarse de manera restrictiva por el propio notario quien deberá apreciar las circunstancias de cada caso ponderando el tipo de operación, los plazos y otros extremos como la existencia de posibles perjuicios derivados de la denegación de la actuación.

De forma específica, para cada acto, los interesados deberán A) contactar a la notaría por teléfono o preferentemente por correo electrónico dejando expresamente de manifiesto el motivo urgente por el cual solicita la intervención notarial. B) Si la urgencia está justificada, (La causa de urgencia quedará incorporada a un archivo específico separado), el notario citará al interesado que deberá acudir en solitario.

Trámites de urgencia.

Los notarios deberán tener en cuenta los siguientes criterios para valorar la urgencia de las operaciones:

1. Vencimiento próximo de plazos convencionales. Debe tenerse en cuenta que los plazos civiles no han quedado suspendidos por la declaración de estado de alarma. Así por ejemplo unas arras dadas en garantía de una compra y que vencieran.

2. Necesidad de evitar daños patrimoniales graves e irreparables.

3. En cuanto a trámites de carácter personal, valorará cada caso según las circunstancias teniendo en cuanta lo relativo a la suspensión de términos y plazos procedimentales y procesales establecidos en el RD 463/2020, de 14 de marzo y las restricciones legales a la movilidad.

4. No podrá prestar servicio fuera de la oficina notarial, salvo causa de fuerza mayor.

5. Respecto a la actividad mercantil, podrán ser requeridos para asistir y levantar acta de las sesiones de los órganos de gobierno de las sociedades por videoconferencia.

6. A estos efectos, se considerarán urgentes, la actividad propia de las entidades financieras y de las entidades aseguradoras así como sus garantías accesorias.

Registro mercantil, registro de la propiedad y registro de bienes muebles ³.

Los Registros permanecerán abiertos por tratarse de un servicio público, con la excepción de aquellos que se encuentren en situación de sede cerrada al público. Así lo ha establecido el Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.

Trámites y cuestiones generales:

1. Presentar o recoger documentación en los Registros. Puede hacerse, preferiblemente mediante correo postal o mensajería (los pagos pueden hacerse por transferencia bancaria), o bien físicamente durante el horario de apertura al público de lunes a viernes de 9 a 14 horas. Pueden presentarse telemáticamente documentos electrónicos judiciales o administrativos o instancias privadas, en los casos admitidos, a través de www.registradores.org. Si se dispone de un documento electrónico judicial o administrativo con CSV (código seguro de verificación) es suficiente una instancia privada haciendo constar dicho CSV y la dirección de la sede electrónica correspondiente que permitirá contrastar la autenticidad de la copia electrónica.

2. Consultas. El horario de atención al público será el de verano, es decir, de lunes a viernes de 9 a 14 horas. La atención personal por parte del registrador o de los empleados del Registro a los usuarios se realizará exclusivamente por teléfono o correo electrónico. Los datos de los respectivos registros pueden consultarse en la web registradores.org.

3. Información registral, notas simples y certificaciones registrales. Únicamente podrá solicitarse su expedición por correo electrónico. Para las notas simples deberá, además de identificarse la finca o titular del que se solicita la nota simple, manifestar el interés legítimo para tal petición y acompañarse el DNI del solicitante.

4. Certificaciones del Registro Mercantil. La suspensión de plazos es aplicable a las certificaciones de reserva de denominación del Registro Mercantil Central, cuyo plazo de vigencia queda suspendido desde la publicación del citado Real Decreto. Lo mismo ocurre con las certificaciones comprensivas del historial completo de la sociedad en los casos de traslado del domicilio a otra provincia (art. 19 del Reglamento del Registro Mercantil), cuyo plazo de vigencia queda en suspenso hasta la finalización del estado de alarma.

5. Antes de la declaración del Estado de alarma me notificaron una nota de calificación negativa suspendiendo la inscripción de un documento ¿Qué plazo tengo para subsanar y/o para recurrir dicha nota? Todos los plazos durante la vigencia del estado de alarma y, en su caso, las prórrogas del mismo han sido suspendidos. El plazo comenzará a contarse el día siguiente al de la finalización del estado de alarma o de sus prórrogas.

6. Antes de la declaración del Estado de Alarma presenté documentación en el Registro ¿Cuál es la situación de dicha documentación? ¿Cuál es la vigencia del asiento de presentación? Se prorroga el plazo de calificación y despacho del artículo 18 de la Ley Hipotecaria de todos los documentos que, a 13 de marzo, hubieran tenido entrada en el Registro de la Propiedad, ampliándolo a 15 días más (Resoluciones de la DGSJFP de 13 y 15 marzo de 2020). La vigencia del asiento de presentación ha sido suspendida durante la vigencia del estado de alarma y, en su caso, las prórrogas del mismo. Por lo tanto los asientos vigentes a esta fecha quedarán vigentes sin posibilidad de caducar durante dicho periodo de tiempo (artículo 42 RD Ley 8/2020).

7. ¿Cuál es la situación de las anotaciones preventivas de embargo? Se suspende el cómputo del plazo de caducidad de las anotaciones preventivas, que como norma general, tienen un plazo de vigencia de 4 años (artículo 42 del RD Ley).  El cómputo se reanudará al día siguiente de la finalización del estado de alarma, o su prórroga.

8. ¿Cuál es la situación de las notas marginales de afección fiscal, o en general de aquellos asientos susceptibles de cancelación por caducidad? Se suspende igualmente de forma general el plazo de cómputo de cualquier asiento registral susceptible de ser cancelado por el mero transcurso del tiempo.

9. ¿Cómo afecta el estado de alarma al plazo para la legalización de los libros de cuentas? Con relación a la aprobación de las cuentas anuales, el plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio social previsto para formulación de cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas y demás documentos legalmente obligatorios, queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.  En cuanto a la legalización de los libros en el Registro Mercantil, no se contempla expresamente en las nuevas normas, pero considerando la suspensión general de los plazos debe interpretarse que también éste queda suspendido hasta el final del mes siguiente al plazo límite para la formulación de cuentas. Por lo que el plazo resultante sería el de cuatro meses desde la finalización del estado de alarma.

10. Notas simples de índices estado de alarma: La emisión de nota simple del servicio de índices, para acreditar situación de vulnerabilidad económica al amparo de lo establecido por el artículo 11 1. D) i del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, puede solicitarse por correo electrónico al Registro de la Propiedad donde tenga inscrita la vivienda habitual.

 

Registro civil. ⁴ (Horarios ampliados para trámites esenciales).

El Registro Civil único de Madrid ha suspendido la tramitación de todo tipo de expedientes y prohibido el acceso del público, salvo para trámites urgentes, tales como licencias de enterramiento, comunicación de nacimientos dentro del plazo legal, y matrimonio en peligro de muerte certificado por médico (artículo 52 del Código Civil), que serán atendidas durante las horas de audiencia en horario ampliado todos los días de la semana de lunes a domingo, en el horario habitual de mañana y entre las 17:00 y las 20:00 en horario de tarde.

Esta medida busca dar el máximo respeto a las personas que fallezcan por Covid-19 y aliviar la sensación de impotencia de sus familiares, que no han podido despedirse de ellos.

Igualmente y con carácter excepcional, el Ministerio de Sanidad, ha dejado en suspenso el artículo 24 de la Ley de Registro Civil, que exige un plazo de 24 horas entre la defunción y el enterramiento, para que las familias puedan disponer en el menor plazo posible lo que estimen oportuno para las exequias de sus familiares.

 

Normativa de referencia y fuentes:

¹ Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.

²  Instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 15 de

marzo de 2020 y Circular 2/2020 de la comisión permanente del Consejo General del Notariado de 18 de marzo de 2020.

³   Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 15 de marzo de 2020 por la que se acuerdan medidas tras la declaración del estado de alarma. Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 15 de marzo de 2020 por el que se aprueba el plan de contingencia de los servicios registrales por COVID 19 y FAQ de Registradores de España: Registros de España y COVID-19.

⁴ Resolución del Ministro de Justicia en aplicación de la Orden SND/272/2020 del Ministerio de Sanidad sobre medidas excepcionales para el registro civil durante la pandemia COVID-19.

 

Alejandro de Vicente. Abogado

Larrauri & Martí Abogados

Mercantil, Civil